Dokumenty
Papier, skany, nazewnictwo plików, kopie zapasowe. Jak zbudować archiwum, w którym znajdziesz umowę w dwie minuty, a nie w dwie godziny.
Od czego zacząć porządek w papierach
Zacznij od jednego pudła i podziału na kategorie. Najpierw zbierasz wszystkie papiery w jedno miejsce, potem je dzielisz, dopiero na końcu skanujesz. Skanowanie nieposortowanej sterty zamienia bałagan papierowy w cyfrowy.
U mnie cała praca idzie w czterech krokach: podział na siedem kategorii, skanowanie, nazwy plików według jednego schematu, kopie zapasowe. Każdy krok opisałam w tekście Domowe archiwum: co skanować, co trzymać w papierze, jak nazywać pliki.
Czym różnią się papier, skan i kopia zapasowa
Papier potrzebuje suchego, stałego miejsca, z dala od ściany zewnętrznej i pawlacza pod sufitem. Skan potrzebuje nazwy, po której znajdziesz go za pięć lat bez otwierania pliku. Kopia potrzebuje drugiego nośnika i drugiej lokalizacji, zgodnie z regułą 3-2-1: trzy egzemplarze, dwa rodzaje nośników, jeden poza domem.
Na jakie pytania o dokumenty tu nie odpowiadam
Nie piszę, ile lat trzymać faktury, umowy ani papiery podatkowe. Nie oceniam też, czy skan zastąpi oryginał w urzędzie. Pytania o terminy i moc prawną kieruj do księgowej albo do urzędu, który dokumentu wymaga.
W tym dziale zajmuję się wyłącznie organizacją: kategoriami, nazwami i kopiami. Po takim porządku umowę znajdziesz w dwie minuty, a nie w dwie godziny.
Porady w tym dziale
2 teksty, od najnowszego
Wyblakły paragon: skan w dniu zakupu, nazwa pliku z kwotą i teczka sprzętów zamiast szuflady
Paragon blaknie, bo jest wydrukowany ciepłem na papierze termicznym. Co mówią producenci tego papieru o trwałości, czego paragon nie znosi i jak wygląda teczka sprzętów, w której papier i skan leżą obok siebie.
Domowe archiwum: co skanować, co trzymać w papierze, jak nazywać pliki
Siedem kategorii, jeden schemat nazwy pliku i reguła 3-2-1 dla kopii. Konkretne ustawienia skanera i uczciwa informacja o tym, na jakie pytanie o dokumenty nie odpowiem.